Politique de confidentialité
Conformité à la loi 25

« APHPSSJ »
Association des personnes handicapées physiques et sensorielles secteur Joliette

« Employé·e »
Toute personne qui travaille pour l’APHPSSJ moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (stagiaire).

« Bénévole »
Toute personne qui aide bénévolement l’APHPSSJ lors de ses activités ou comités.

« Événement »
Tout événement que l’APHPSSJ gère ou organise.

« Formulaire de signalement »
Le formulaire mis à la disposition de tout·e Employé·e ou membre afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

« Bris de confidentialité »
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

« Membre ou membre potentiel »
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à l’APHPSSJ en lien avec la réalisation d’un Événement, la création d’une publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un service.

« Publication »
Toute publication produite par l’APHPSSJ ou à laquelle l’APHPSSJ contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

« Registre des bris de confidentialité »
L’ensemble des renseignements consignés sur des bris déclarés et concernant les circonstances du bris, le nombre de personnes visées, l’évaluation du risque de préjudice et les mesures prises en réaction au bris de confidentialité. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance du bris, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

« Risque sérieux de préjudices »
Le risque évalué à la suite d’un bris de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Le risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout bris de confidentialité, la personne responsable évalue le risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant la sensibilité des renseignements concernés ainsi que les conséquences appréhendées de leur utilisation et de la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

« Renseignement confidentiel »
Tout renseignement fourni ou communiqué à l’APHPSSJ sous toute forme :verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre ; qui concerne un·e membre ou un.e Employé·e ou un.e bénévole et qui pourrait permettre de  l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un·e membre ou un·e membre potentiel·le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :

• les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;
• les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;
• les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

« Service ou activité»
Tout service que l’APHPSSJ rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

1.1 Tout individu a le droit de refuser d’être photographié ou d’être enregistré (audio/vidéo)

1.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employé ou bénévole de l’APHPSSJ ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

2.1 Les employés et les bénévoles sont tenus de signer la présente entente de confidentialité avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de l’APHPSSJ.

2.2 L’obligation de confidentialité est permanente et ce, même après le lien d’emploi ou, pour les bénévoles, après leur bénévolat.

3.1 l’APHPSSJ constitue un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employés et bénévoles. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

• Maintenir les coordonnées à jour ;
• Vérifier les antécédents criminels ;
• Documenter des situations de travail ou de bénévolat ;

• Permettre, dans le cas des Employés rémunérés, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).

3.2 L’APHPSSJ constitue un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les membres. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à l’APHPSSJ de fournir un service, de réaliser une activité ou faire une publication.

3.3 L’APHPSSJ peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

3.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée ou de la personne autorisée par la loi.

3.5 l’APHPSSJ collecte ses données par l’aide de divers formulaires (demande d’adhésion, besoin accompagnement, entrevue initiale, capacités d’accompagnement). Ceux-ci sont remplis manuellement lors de l’entrevue initiale et sont par la suite informatisés dans la base de données informatique tenue par l’APHPSSJ.

• L’APHPSSJ recueille aussi certaines informations à partir de son site web, par le biais de fichiers journaux et de fichiers témoins. Ces fichiers permettent à l’APHPSSJ de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service. Les données recueillies sont l’adresse IP, le système d’exploitation, les pages visitées, l’heure et le jour de la connexion. L’APHPSSJ se sert de ces données afin d’améliorer son service et de personnaliser l’accueil, à des fins statistiques et pour des vérifications de sécurité sur notre site web.
• En tout temps les utilisateurs du site web l’APHPSSJ peuvent s’opposer à l’enregistrements des fichiers témoins. Si tel est le cas, ceux-ci pourront poursuivre la navigation sur le site, mais tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne pourra être considérée comme étant du fait de l’APHPSSJ.

4.1 La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité. Le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels est indiqué sur le site web de l’APHPSSJ ainsi que le moyen de la joindre. La direction s’assure de la tenue d’un Registre des bris de confidentialité.

4.2 Sous réserve de l’article 4.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient l’APHPSSJ. Les employés sont autorisés à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

4.3 Pour l’application des lois, un bris de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

 4.4 Lorsqu’un employé, un membre ou un bénévole constate un bris de confidentialité, il ou elle doit informer rapidement la direction afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé, le membre ou le bénévole doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction.

Le registre doit conserver les informations sur un bris de confidentialité pour une période de cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

• Une description des renseignements personnels touchés dans le bris ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
• Une brève description des circonstances du bris ;
• La date ou la période à laquelle a eu lieu le bris (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
• La date ou la période à laquelle l’APHPSSJ s’est aperçue du bris ;
• Le nombre de personnes concernées par le bris (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

4.5 La direction juge si le bris présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures prisent afin de diminuer le risque d’un préjudice sérieux sont versé au Registre.

Si le bris présente un risque sérieux de préjudice, la direction avise la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées à l’aide du formulaire approprié.

4.6 Seules les personnes responsables et donnant des services d’accompagnement individualisé aux membres sont autorisées, dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant l’activité ou le service individualisé, à accéder aux renseignements confidentiels que l’APHPSSJ possède.

5.1 Les employés et les bénévoles ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 4 s’obligent à :

• S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou d’un accès non autorisé ;
• S’assurer que tous les documents électroniques comportants des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe sont modifiés une fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés seront remplacées ;
• Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans un endroit sûr.

5.2 Les renseignements concernant les employés et les bénévoles devront être soumis à la même protection.

5.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de l’APHPSSJ.

6.1 Sous réserve de l’article 6.2, les renseignements confidentiels recueillis auprès des membres et des membres potentiels seront conservés pour une durée de 7 ans, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels seront détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

6.2 Les dossiers concernant les employés sont conservés à l’APHPSSJ.

6.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, seront détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne devra être approuvée par celle-ci.

7.1 L’APHPSSJ s’engage à ne pas communiquer ni à vendre à des tiers tout renseignement personnel dans un but commercial ou statistique sauf si le membre, employé ou bénévole donne son autorisation écrite, libre et manifeste et ce, pour une durée limitée dans le temps.

7.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable possible pour la personne concernée.

7.3 Tel que permis par la loi, l’APHPSSJ peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense, à celle de ses employés ou bénévoles, lors de réclamation ou de poursuite civile intentée contre l’APHPSSJ ses employés ou ses bénévoles, de la part d’un membre, d’un membre potentiel, d’un employé, d’un bénévole ou de l’un de ses héritiers, exécutrice testamentaire, fondée de droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un membre, d’un employé ou d’un bénévole.

8.1 Sous réserve de l’article 8.2, les membres, employés et bénévoles ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que l’APHPSSJ a colligé à leur sujet et peut demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

8.2 L’APHPSSJ restreint l’accès aux renseignements confidentiels au sujet d’un tier.

8.3 Une demande d’un membre ou d’un employé en lien avec l’article 8.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

9.1 Un employé ou bénévole manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

• communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;

• discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de l’APHPSSJ alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
  • laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique accessible dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir .

9.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec l’APHPSSJ, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

10.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction de l’APHPSSJ, ou auprès du conseil d’administration de l’APHPSSJ si la plainte concerne la direction.

10.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de l’APHPSSJ d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.